辦公室咖啡要準備得順，不只要挑一包好喝的豆子。有人只喝黑咖啡，有人加奶；有人願意自己沖，有人午休只剩幾分鐘。先安排使用方式、補貨與清潔，再挑商品，才比較容易持續。以下是凱飛建議的共用咖啡區規劃清單，適合先小量試行，再依實際使用調整。
先確認空間，不急著買設備
到茶水間看一次：有沒有穩固的檯面、方便取用的飲用水、清洗位置，以及能收納乾燥器具的地方？需要用電的設備，還要依產品說明確認插座與使用條件，並遵守公司的設備管理規定。
如果沖完需要端著濾杯穿過整間辦公室才能清洗，這個流程就值得先改。把取水、沖煮、丟棄耗材與清潔的動線走一遍，比先比較機器外觀更有幫助。
按使用人數與時段，決定準備方式
- 零星各喝各的：可以評估單次取用的形式，確認杯具與熱水來源適用，並保留包裝上的沖煮指引。
- 固定有人手沖：先安排器具位置、豆粉收納與清潔責任，避免所有人都等同一位同事處理。
- 會議集中供應：先確認同時需要幾杯、由誰準備、什麼時候送上桌，以及使用後由誰收整。需要保溫或批次沖煮時，依設備說明操作。
- 已有公司咖啡機：查明它接受整豆、咖啡粉還是指定膠囊，再採購相容耗材。機器上的原廠限制不能只靠包裝看起來相近就忽略。
掛耳與手沖的基本差異，可看兩種沖法比較。共用空間的重點，是這套方式有沒有人願意維護。
補貨看實際消耗，別直接用員工總數乘杯數
公司有十個人，不代表每天有十個人喝咖啡。可先用一張簡單紀錄表，記下日期、領用包數或豆量、剩餘庫存，以及會議額外用量；不必記錄個人的飲用習慣。
試行後，再用「同一段期間的實際耗用量」規劃下一次採買，並向供應商確認備貨與配送時間。補貨警戒量應依到貨所需天數與消耗波動設定，不必套用所有公司相同的天數。
以下是示範算式：假設五個工作日合計使用30包，平均就是每天6包；若自行規劃三個工作日的用量，則是18包。這不是對供應交期、每人攝取量或商品包裝的承諾，也未計入會議需求與既有庫存。實際訂購前，把這些條件補上。
共用咖啡區，寫清楚四件小事
- 拿哪包：保留品名與原標示，不把不同咖啡倒進同一個沒有標示的容器。
- 怎麼沖：把當款包裝指引或機器操作說明放在容易看到的位置，避免每位使用者都要重新問一次。
- 怎麼收：用完器具依原廠指示清潔與收納，耗材丟到指定位置，保持取用區整潔。
- 誰補貨：指定一位窗口接收庫存不足的訊息，採買與核銷方式依公司規定；不要只留一句「用完的人記得買」。
咖啡保存另見咖啡豆保存指南。共用區要保留商品保存條件；本文不另設定通用的開封賞味天數。
預算除了咖啡，也要算耗材與維護
比較辦公室咖啡方案時，可以先列出咖啡、濾紙或其他耗材、設備、清潔用品與配送費。若有租用或維護方案，另確認合約內容、責任範圍與服務費用。
不要只比較一包咖啡的標價，就判定整套方案最便宜。先固定同一段比較期間與供應杯數，再把實際報價填入。尚未取得的費用先留白，不用猜一個看似完整的月費。
常見問題
辦公室咖啡一定要買大包比較省嗎？
先看實際報價、消耗速度與包裝條件。單位價格較低，不代表這個採購量一定適合；試行期間可先小量，觀察是否有人用、是否容易補貨與整理。
同事口味不同，要準備很多款嗎？
可以先詢問偏好，再選少數方向試用，收集簡單回饋。問題可以是「喜歡較清爽還是較厚的口感」，不必讓大家填一整張專業風味表。描述詞可參考咖啡風味指南。
凱飛有固定的辦公室配送或設備方案嗎？
本文提供規劃方法，沒有公告固定配送、設備租用或企業優惠。請將需求交給凱飛確認當期可提供的商品、數量與交期，再依實際回覆安排。
詢問辦公室咖啡，把需求寫成這一段
「我們的咖啡區目前有＿＿器具，主要在＿＿時段使用；試行期間用了＿＿，希望每次補貨約＿＿，預算比較期間是＿＿，需要確認的到貨日期是＿＿。」
帶著這段資訊，到CoFeel 凱飛鮮烘豆查看咖啡選品，再詢問適合的形式與備貨安排。先把一個共用角落照顧好，讓大家拿得到、用得順、也知道用完怎麼整理，辦公室咖啡就更容易成為舒服的日常。